Nyheter
Effektiviserar sin verksa...

Effektiviserar sin verksamhet tack vare AI & Automation

#ai, #automation, #konsultation, #webb, #uppsala, #stockholm, #stockholm

När El-Kretsen ville effektivisera och modernisera processen kring sin tjänst för avlämnarintyg var det tydligt att det fanns förbättringspotential. Genom att bygga ett smart och självgående registreringsflöde kunde de spara tid, minska fel och ge sina kunder en smidigare upplevelse.

Effektiv digitalisering av kundresan

När El-Kretsen ville effektivisera och modernisera processen kring sin tjänst för avlämnarintyg var det tydligt att det fanns förbättringspotential. Den manuella hanteringen tog både tid och resurser, vilket skapade onödiga flaskhalsar i onboarding-processen för nya kunder.

El-Kretsen är sedan flera år tillbaka kund hos Mirva, som både har byggt och idag driftar deras huvudsakliga webbplats. Därför blev det ett naturligt steg att ta hjälp av Mirva även i utvecklingen och automatiseringen av den separata sajten Verksamhetsavfall.se, som hanterar El-Kretsens system för avlämnarintyg.

”Våra kunder behöver ett snabbt förlopp för att teckna vår tjänst, så de kan börja använda vår app. Med vårt nya registreringsformulär sker flera kontroller av kundens uppgifter automatiskt och vi slipper manuell hantering av inkommande förfrågningar. Det underlättar mycket både för oss och kunderna”, säger Therese Holmlund, informationsansvarig på El-Kretsen.

Automatiserat registreringsflöde och integrerat affärssystemet

Tidigare krävde registreringsflödet flera manuella steg. En potentiell kund behövde skicka in sina uppgifter, få ett avtal upprättat och signerat, och sedan vänta på att bli registrerad i El-Kretsens affärssystem – innan de ens kunde börja använda applikationen. Det skapade både frustration och onödiga ledtider.

För att lösa detta utvecklade Mirva ett intelligent och automatiserat registreringsflöde som integrerar direkt mot El-Kretsens affärssystem. Projektet inleddes med en workshop där krav samlades in och hela arkitekturen kartlades.

”Att förstå hur alla delar i en automation hänger ihop är avgörande. När man ser helheten kan man identifiera flaskhalsar eller onödiga moment, och därmed göra förbättringar som sparar både tid och resurser”, förklarar Ida Danielsson.

Det nya formuläret på Verksamhetsavfall.se är mer än bara ett kontaktformulär. Redan innan kunden får gå vidare kontrolleras det om denne redan finns i affärssystemet, genom en API-koppling. Därefter fyller kunden i sina uppgifter – som strikt verifieras och ger tydliga felmeddelanden vid behov. Allt för att minska risken för fel i processen.

När formuläret är godkänt, får kunden ett verifieringsmail. Ett ärende skapas på webbservern som nu tar vid och guidar hela flödet – från signering till färdig kundprofil. Avtalet genereras och skickas till kunden för digital signering med BankID. När signeringen är klar, uppdateras affärssystemet automatiskt: ny kund skapas, kontaktperson läggs till, och ett avtal kopplas till profilen. El-Kretsen kan när som helst logga in och se status på sina ärenden – från första inmatning till färdig registrering.

Spara tid och få kontroll

”Med rätt teknik på plats kan vi göra processerna både snabbare och enklare för användaren. Automation ger en bättre upplevelse genom snabbare svar och högre tillgänglighet”, säger Ida Danielsson.

”Vi har minskat administrationen och sparar tid både för oss själva och kunderna. Vi har förenklat processen för våra kunder och dessutom byggt något som vi kan återanvända på fler funktioner – vilket gör arbetet ännu mer värdefullt”, säger Therese Holmlund.

För El-Kretsen innebär lösningen ett konkret lyft i det dagliga arbetet – men det speglar också en bredare utveckling. Med det nya systemet har El-Kretsen fått ett smartare, säkrare och framför allt snabbare sätt att hantera nya kundregistreringar. Det frigör tid, minskar fel och ger full kontroll över hela processen – från start till mål.

”Manuell hantering har fortfarande sin plats, men automation och AI tar över allt fler repetitiva och regelstyrda uppgifter. Det frigör tid till det människor är bäst på – det kreativa, komplexa och sociala”, avslutar Ida Danielsson.